В рекомендации:

– особенности отпуска без сохранения зарплаты;

– определение предельной продолжительности отпуска без сохранения зарплаты;

– обязанность работодателя предоставлять работникам отпуск без сохранения зарплаты;

– учет отпуска без сохранения зарплаты в стаже работы.

Какие особенности есть у отпуска без сохранения заработной платы

Пока работник находится в отпуске без сохранения, за ним не сохраняется зарплата, но сохраняется место работы, должность . Работодатель не вправе в этот период прекратить с ним трудовой договор по своей инициативе согласно пункту 3 части 1 статьи 163 ТК.

Исключение из этого правила – прекращение трудового договора в связи:

• ликвидацией организации или ее обособленного подразделения по решению учредителей, участников или органа юридического лица ;
• прекращением деятельности индивидуального предпринимателя.

Отпуск без сохранения зарплаты можно предоставить любому работнику по его желанию, если работодатель не против. То есть вопрос использования отпуска решается по соглашению сторон трудового договора. Исключение составляют категории работников, которым работодатель по их желанию обязан предоставить такой отпуск.

Работодатель не вправе отправлять работника в отпуск без сохранения зарплаты без его согласия.

На основании заявления работника издайте приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Ситуация

Можно ли оформить отпуск без сохранения зарплаты на основании устной просьбы работника

Работник несколько дней отсутствовал на работе и устно попросил предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы на несколько дней по семейным обстоятельствам. Можно ли оформить такой отпуск без письменного документа, только на основании устного заявления?

ТК предусматривает четкий порядок оформления отпусков без сохранения зарплаты: на основании письменного заявления работника и приказа работодателя. То есть сам факт устной просьбы сотрудника не может служить достаточным основанием для оформления отпуска. Обязательным условием является наличие письменного обращения.

Это требование связано с тем, что отпуск без сохранения зарплаты является правом работника, но предоставляется исключительно по соглашению сторон. Работодатель, в свою очередь, должен иметь документальное подтверждение того, что инициатива исходила от самого работника. В противном случае при возникновении споров сотрудник может заявить, что его отстранили от работы без законных на то оснований, а работодатель окажется в уязвимой для себя позиции. Должностное лицо могут оштрафовать в размере от 5 до 10 БРВ.

Напоминаем

Есть категории сотрудников, которым работодатель по их заявлению обязан предоставить отпуск без сохранения зарплаты. Причем его продолжительность уже установлена ТК:

• участникам войны 1941–1945 гг. и приравненным к ним по льготам лицам – до 14 календарных дней ежегодно;
• лицам с инвалидностью I и II группы – до 14 календарных дней ежегодно;
• одному из родителей, воспитывающему 2 и более детей в возрасте до 12 лет (ребенка с инвалидностью в возрасте до 16 лет) – до 14 календарных дней ежегодно.

Для соблюдения норм законодательства и исключения возможных рисков необходимо, чтобы работник заранее написал письменное заявление с указанием периода, на который он просит отпуск. Только после этого работодатель вправе издать приказ о предоставлении отпуска.

Если заявления нет, то до появления работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени целесообразно проставить отметку «НН» – отсутствие по невыясненной причине. И лишь после предоставления работником объяснений причин отсутствия работодатель может принять решение: являлось ли данное отсутствие прогулом или отсутствием по уважительной причине.

В случае если работник отсутствовал на работе по уважительной причине, а отпуск предварительно не оформил, оформлять приказ задним числом нельзя. Рекомендуем подготовить приказ о признании отсутствия на работе по уважительной причине без применения дисциплинарных взысканий, но без оплаты за пропущенные дни.

Kadrovik.uz рекомендует

За прогул работнику может грозить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения. Подробнее о том, как применить дисциплинарное взыскание, узнайте в рекомендации.

Как правильно определить предельную продолжительность отпуска без сохранения зарплаты

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты определяется по соглашению между работником и работодателем. Однако есть ограничение: отпуск не должен превышать в совокупности трех месяцев в течение двенадцатимесячного периода. Это означает, что расчет ведется не по календарному году, а в пределах последних 12 месяцев с момента предоставления отпуска.

Исчисляйте отпуск без сохранения зарплаты в календарных днях. В его продолжительность включайте и выходные, и праздничные нерабочие дни.

Как исчислять срок отпуска без сохранения заработной платы

Исчисление сроков регулирует статья 9 Трудового кодекса. Например, срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца срока. Если конец срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц с большим или меньшим количеством дней по сравнению с месяцем, с которого началось течение срока, днем истечения срока считается последний день месяца, в котором истекает срок.

Таким образом, неважно, сколько дней содержат месяцы, на которые приходится период отпуска. Например, отпуск предоставляется на один месяц, начиная с 1 февраля. Срок отпуска в данном случае истекает 1 марта, несмотря на то, что в феврале 28 или 29 дней. Следовательно, выход на работу – 2 марта.

В каких случаях можно предоставить отпуск, превышающий три месяца

Непрерывную или суммарную продолжительность отпуска без сохранения зарплаты можно увеличить, но не более чем до 6 месяцев:

• в период карантинных мер;
• период чрезвычайного положения;
• иных случаях, ставящих под угрозу жизнь либо нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Таким образом, увеличение предельной продолжительности отпуска допускается не во всех случаях, а при определенных обстоятельствах. К примеру, в стране официально должны быть объявлены карантин или чрезвычайное положение. Но и в этом случае работник обязательно должен подать письменное заявление, изложив в нем свою просьбу .

Каким работникам работодатель обязан предоставлять отпуск без сохранения заработной платы

Предоставить отпуск без сохранения зарплаты или нет работодатель решает по своему усмотрению, с учетом обстоятельств, при которых работник запрашивает такой отпуск. Конкретную продолжительность отпуска стороны определяют по соглашению.

Однако есть категории работников, которым отпуск без сохранения зарплаты гарантирован ТК и уже с  установленной продолжительностью.

Так, предоставляйте отпуск без сохранения зарплаты в обязательном порядке по желанию работника:

• участникам войны 1941–1945 годов и приравненным к ним по льготам лицам – до 14 календарных дней ежегодно  ;

• лицам с инвалидностью I и II групп – до 14 календарных дней ежегодно;
• одному из родителей либо лицу, заменяющему родителей, воспитывающему двух и более детей в возрасте до 12 лет, а ребенка с инвалидностью до 16 лет – до 14 календарных дней ежегодно.

Внимание

Если отпуск без сохранения зарплаты хочет получить отец ребенка, он должен подтвердить, что мать ребенка или иное лицо, занятое исполнением семейных обязанностей, не пользуются этой гарантией. 

Для этого он предъявляет работодателю по месту работы:

• справку;
• свидетельство о смерти;
• вступившее в законную силу решение суда о признании матери или иного лица, занятого исполнением семейных обязанностей, недееспособным, либо о лишении родительских прав и т. п.

Если мать ребенка не работает и занята уходом и воспитанием ребенка или же работает и использует отпуск, отцу он не предоставляется .

«Ежегодно» в вышеуказанных случаях подразумевает предоставление отпуска в календарном году, а не в рабочем. То есть в период с 1 января по 31 декабря работник вправе один раз получить 2-недельный отпуск без сохранения зарплаты. При этом работник может приурочить его к трудовому отпуску, предоставляемому за рабочий год.

Другие категории работников, которым отпуск предоставляется по их желанию в обязательном порядке, может предусматривать законодательство, коллективные соглашения, коллективный договор, локальные акты или условия трудового договора.

Например, в коллективном договоре организация может предусмотреть обязательное предоставление отпуска без сохранения зарплаты другим категориям работников по их желанию, помимо указанных в ТК: одиноким матерям, работникам с длительным стажем работы в организации и т. п. Время использования отпуска определяется по соглашению сторон.

Отдельно стоит выделить отпуск без сохранения зарплаты по уходу за ребенком в возрасте от 2 до 3 лет. Это социальный целевой отпуск, предоставляемый одному из родителей (опекуну), бабушке, деду или другому родственнику, который фактически ухаживает за ребенком. Работодатель обязан предоставить такой отпуск по требованию работника. Подробнее о том, Как предоставить отпуск по уходу за ребенком, в рекомендации>>

Входит ли отпуск без сохранения зарплаты в стаж работы

Во время отпуска без сохранения зарплаты работник не исполняет свои функциональные обязанности, и ему не начисляется зарплата. Соответственно, такие периоды могут повлиять на:

1. Стаж работы, дающий право на ежегодный основной и ежегодный дополнительный отпуск в связи с длительным сроком работы в одной организации или отрасли.

Такой стаж исчисляется со дня начала работы по трудовому договору, в него включают время отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 2 недель в течение рабочего года. Дни отпуска, превышающие 14 дней, будут сдвигать рабочий год работника. Если за весь рабочий год в сумме у него набралось, допустим, 20 дней отпуска без сохранения зарплаты, то его рабочий год сдвинется на 6 дней (20 – 14 = 6). При этом в коллективных соглашениях, коллективных договорах, локальных актах, трудовом договоре можно предусмотреть включение в стаж работы, дающий право на трудовой отпуск, периода отпуска без сохранения зарплаты свыше 2 недель. Это будет дополнительная трудовая гарантия для работников, улучшающая их положение по сравнению с законодательством.

2. Пособие по временной нетрудоспособности.

Если работник заболел во время отпуска без сохранения зарплаты, пособие по временной нетрудоспособности за период болезни, выпадающий на такой отпуск, не выплачивается даже при наличии листка нетрудоспособности. Если болезнь продолжается и после окончания отпуска, пособие выдается со дня, когда работник должен выйти на работу. Например, отпуск без сохранения зарплаты работника заканчивается 5 марта. С 6 марта он должен выйти на работу. Период болезни по листку временной нетрудоспособности – с 3 по 9 марта. Пособие по нетрудоспособности нужно выплатить за 4 дня (6–9 марта).

3. На стаж работы, дающий право на получение пенсии, в который засчитывается любая работа, где работник подлежал государственному социальному страхованию:

• за период до 1 января 2019 года – при условии уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд;
• за период после 1 января 2019 года – при условии начисления доходов в виде оплаты труда .

Так как во время отпуска без сохранения зарплаты работнику не начисляется зарплата, эти периоды не входят в стаж работы, дающий право на получение пенсии. Исключение – отпуск без сохранения зарплаты по уходу за ребенком в возрасте от 2 до 3 лет.

Время в отпусках по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет засчитывайте в стаж работы для назначения пенсии, но не более 6 лет в общей сложности . Также периоды отпусков без сохранения зарплаты исключайте из стажа работы, дающего право на льготную пенсию согласно спискам №1, №2, №3 ;

4. Подсчет заработка для определения размера пенсии.

Периоды отпуска без сохранения зарплаты не исключаются из подсчета заработка для определения размера пенсии . Поскольку зарплата не начисляется, страховые взносы в этот период не уплачиваются. Соответственно, это может повлиять на размер заработка, принимаемого для исчисления пенсии.

Как отпуск без сохранения заработной платы влияет на рабочий год

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск, включается время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Исключение из этого правила составляют:

• частично оплачиваемые отпуска по уходу за ребенком ;
• отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью свыше 2 недель в течение рабочего года.

Отпуск без сохранения зарплаты свыше 2 недель сдвигает рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск .  

Пример

Когда отпуск без сохранения сдвигает рабочий год 

Рабочий год сотрудника – со 2 апреля 2024 года по 1 апреля 2025 года. Однако в течение рабочего года (в марте 2025 года) он оформил отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью 28 календарных дней. Рабочий год необходимо сдвинуть на 14 календарных дней (28-14), и теперь он, соответственно, закончится 15 апреля 2025 года. Таким образом, при оформлении ежегодного отпуска необходимо учесть, что рабочий год у работника начнется не со 2 апреля, а с 16 апреля 2025 года.

Пример

Когда отпуск без сохранения не сдвигает рабочий год

Если отпуск без сохранения зарплаты начинается в одном рабочем году, а заканчивается в другом, и количество дней в каждом из них не превышает 14, то рабочий год не смещается. Рабочий год сотрудника – со 2 апреля 2024 года по 1 апреля 2025 года. В случае если работник оформит отпуск без сохранения зарплаты на 28 календарных дней – с 19 марта по 15 апреля 2025 года, то рабочий год не сдвигается, так как каждый из них составляет по 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты.

Чек-лист

Воспользуйтесь чек-листом от экспертов Kadrovik PRO, который поможет оформить отпуск без сохранения зарплаты, избежать ошибок в документах, сэкономить время и снизить риски штрафов. Документы также можно скачать, распечатать и раздать коллегам.

СКАЧАТЬ ЧЕК-ЛИСТ>>