Установка трудовой дисциплины в организации – это важная задача, которая требует комплексного подхода и активного участия как руководства, так и самих сотрудников. Для того чтобы установить трудовую дисциплину в организации, необходимо соблюдать ряд мер, направленных на создание четкой системы правил, регулирующих поведение сотрудников, а также механизмы контроля за их выполнением . Вот несколько ключевых шагов:

Разработка локальных актов

Создайте и утвердите внутренние документы, регламентирующие порядок работы в организации :

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) , которые регулируют рабочее время, перерывы, порядок выхода на работу и ухода с работы.
• Положение о дисциплине , в котором прописаны обязанности сотрудников, меры поощрения и ответственность за нарушение норм трудовой дисциплины.
• Кодекс этики и поведения, в котором определены правила профессиональной культуры, манер, внешнего вида и дресс-кода.
• Инструкции по охране труда и технике безопасности.

ПВТР – один из рекомендуемых локальных актов организации. ТК не обязывает утверждать ПВТР, но ПВТР регламентирует вопросы трудовых отношений между работодателем и работником, особенно вопросы обеспечения дисциплины и ответственности. При этом для отдельных организаций в качестве ПВТР действуют уставы и положения о дисциплине, которые утверждает Президент, Олий Мажлис либо Кабмин. Например: для работников МВД, ВС, работников железнодорожного транспорта и др.

Кодекс этики и поведения является важным документом, который определяет нормы и правила, регулирующие профессиональные отношения внутри организации. Он должен охватывать различные аспекты, касающиеся культуры, манер, внешнего вида и дресс-кода.

Инструкции по охране труда и технике безопасности включают правила и меры, направленные на предотвращение несчастных случаев и профессиональных заболеваний на рабочем месте. Все сотрудники обязаны проходить обучение, знать и выполнять инструкции по безопасному выполнению своих обязанностей. За несоблюдение Инструкций по охране труда и технике безопасности предусмотрены дисциплинарные меры, вплоть до увольнения.

Определение обязанностей сотрудников

Четко пропишите обязанности сотрудников в трудовых договорах, должностных инструкциях. Это позволит избежать разночтений и несогласованностей в понимании обязанностей. Важно, чтобы положения документов были понятны сотрудникам, поэтому используйте четкие формулировки и слова, имеющие однозначное толкование.

Внимание

Работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, которая не входит в его трудовые обязанности

Трудовой кодекс не требует составлять должностные инструкции. Обязанности работника можно прописать непосредственно в трудовом договоре. Но если таких обязанностей много и они имеют специфический характер, то целесообразнее будет установить их в отдельном документе. 

Обучение и адаптация персонала

Проводите вводные инструктажи для новых сотрудников, где подробно объясняются правила трудовой дисциплины, стандарты работы, а также требования к безопасности и поведению на рабочем месте. Для действующих сотрудников организуйте регулярное обучение по вопросам трудовой дисциплины и корпоративной культуры.

Вводные инструктажи для новых сотрудников помогут им быстрее освоиться в коллективе, понять основные требования компании к поведению и выполнению задач. Важно донести информацию не только о профессиональных обязанностях, но и о том, как сотрудник должен взаимодействовать с коллегами, а также соблюдать нормы внутреннего распорядка.

Контроль за соблюдением дисциплины

Введите систему регулярного контроля за соблюдением дисциплины:

• Ведите учет рабочего времени. ТК обязывает работодателя вести учет рабочего времени персонала. Это могут быть табель учета рабочего времени, а также другие документы (журналы, карточки), в том числе электронные. Кроме того, в этих целях допускается использовать аппаратные, аппаратно-программные и программные средства . Поэтому каждая организация вправе самостоятельно в локальном порядке определить, где и каким способом фиксировать отработанное каждым работником время.
• Проводите проверки выполнения должностных обязанностей.
• Внедрите прозрачную систему оценки работы сотрудников, чтобы дисциплинарные нарушения (в случае их возникновения) были объективно зафиксированы.

Поощрения и меры дисциплинарного воздействия

Разработайте систему поощрений, которая может включать в себя: денежные бонусы, премии, благодарственные письма или продвижение по службе. При разработке системы поощрений:

• установите, какие именно результаты или поведение будут поощряться (например, производительность, качество работы, образцовое выполнение обязанностей);
• пропишите, по каким критериям будет осуществляться оценка достижений сотрудников.

Наряду с этим предусмотрите также конкретный порядок применения дисциплинарных взысканий, включая сроки их действия. Перечень мер дисциплинарного взыскания установлен статьей 312 ТК:

• Выговор.
• Штраф. В ТК нет четкого списка проступков, за которые можно оштрафовать. В целом наложить штраф можно в случаях, когда сотрудник, вольно или невольно, своими действиями причинил работодателю ущерб. При этом ТК устанавливает предельный размер штрафа, который можно наложить на сотрудника .
• Увольнение. Работодатель, в качестве крайней меры дисциплинарного взыскания, вправе уволить работника в случае серьезных нарушений, но только если для этого есть основания. При этом важно соблюдать принцип соразмерности при применении дисциплинарных мер  .

Важно, чтобы меры воздействия были справедливыми и применялись ко всем сотрудникам в равной степени. Это создаст ощущение равенства и доверия в команде.

Эффективная коммуникация

Поддерживайте открытую и прозрачную систему коммуникации на предприятии. Эффективная коммуникация играет ключевую роль в поддержании трудовой дисциплины на предприятии. Это процесс, при котором сотрудники получают чёткие и своевременные инструкции, могут обсуждать возникающие вопросы и чувствуют себя частью организации. Для достижения этого нужно соблюдать несколько принципов:

• Регулярные встречи. Систематически организуйте совещания, на которых сотрудники могут задавать вопросы, обсуждать рабочие моменты и получать обратную связь от руководства. Это могут быть как командные встречи, так и индивидуальные беседы.
• Открытые каналы связи. Предоставьте сотрудникам возможность напрямую обращаться к руководству с вопросами и предложениями. Используйте электронную почту, корпоративные чаты или специальные формы для обратной связи. Это создаст атмосферу доверия и поможет избежать скопления нерешённых проблем.
• Мотивация и поддержка. Важно, чтобы руководители не только следили за соблюдением дисциплины, но и мотивировали своих сотрудников. Признание заслуг и грамотное поощрение помогут укрепить дисциплину, так как сотрудники будут чувствовать свою ценность для компании.

Поддерживайте атмосферу открытости, когда сотрудники могут свободно делиться мнениями и предлагать свои идеи по улучшению трудовой дисциплины. Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников относительно их условий труда и предложений по улучшению дисциплины.

• Опросы и анкеты. Периодически проводите среди сотрудников анонимные или открытые опросы, чтобы понять их отношение к существующей системе дисциплины и условиям труда. Это может помочь выявить скрытые проблемы, о которых сотрудники не говорят напрямую.
• Интервью и встречи один на один. Регулярные индивидуальные беседы с сотрудниками позволяют глубже понять их мнение и оценить уровень их удовлетворённости работой. К примеру, это может быть неформальное обсуждение, во время которого руководитель задаёт вопросы о том, что можно улучшить в организации.
• Коробки для предложений. В некоторых организациях действуют физические или виртуальные «коробки для предложений», куда сотрудники могут анонимно или открыто, с указанием имени, делиться своими идеями и высказывать жалобы. Это полезный инструмент для выявления скрытых проблем.

Эффективная коммуникация и работа с обратной связью помогают создать на предприятии прозрачную, доверительную атмосферу, где дисциплина воспринимается как естественная часть корпоративной культуры, а не как средство давления.