Кадровый резерв: зачем он нужен компании и как его сформировать

Создание кадрового резерва помогает компании минимизировать ее затраты на поиск ключевых специалистов и ускоряет процесс замены работников. В этой статье мы расскажем зачем еще нужна система кадрового резерва, как ее организовать и какие документы необходимы для ее управления.

 

Когда понадобится кадровый резерв сотрудников

Кадровый резерв – это группа специалистов, готовых при необходимости занять ключевые должности в компании. В него могут входить как молодые специалисты, так и более опытные сотрудники из числа топ-менеджеров, стремящихся к карьерному росту. Это позволяет компании иметь запас кадров на всех уровнях управления.

Кадровый резерв обеспечивает непрерывность работы и помогает быстро реагировать на изменения в кадровом составе, в частности:

• при неожиданном увольнении, когда уходит важный сотрудник и нужно срочно подобрать квалифицированного специалиста на вакансию;
• при открытии новых филиалов или запуске новых проектов, когда необходимо иметь готовых кандидатов.

Кроме того, кадровый резерв помогает мотивировать сотрудников и снижает затраты на поиск и адаптацию новых сотрудников.

Кадровый резерв может быть разных видов в зависимости от потребностей и стратегий конкретного предприятия. Далее приведем основные виды кадрового резерва.

Вид кадрового резерва	Подвиды кадрового резерва
По составу	1) стратегический кадровый резерв – это сотрудники, которых готовят к продвижению в долгосрочной перспективе, обучают, вовлекают в стратегические проекты и развивают их управленческие качества
	2) оперативный кадровый резерв состоит из специалистов, которые уже обладают необходимыми навыками и знаниями, чтобы быстро заменить ключевых работников без длительного обучения
По источнику формирования	1) внутренний кадровый резерв, состоящий из сотрудников с потенциалом в карьерном росте
	2) внешний кадровый резерв, состоит из кандидатов, которых компания рассматривает на должности в будущем
По уровню должности:	1) резерв на замещение руководящих должностей, в который входят топ-менеджеры и руководители подразделений
	2) резерв на замещение специалистов высокой квалификации – это специалисты с уникальными навыками и знаниями для выполнения специфических задач
	3) резерв на замещение линейных руководителей включает сотрудников, которые могут занять позиции на уровне управления
По функциональному назначению	1) резерв по ключевым направлениям бизнеса: маркетинг, финансы, производство и прочие
По срокам	1) краткосрочный резерв, предназначенный для заполнения вакансий в ближайшее время
	2) долгосрочный резерв ориентирован на перспективу и формируется для обеспечения кадровых потребностей компании в будущем

 

Формирование кадрового резерва: пошаговая инструкция

Формирование кадрового резерва – это процесс, требующий системного подхода. Вот подробная пошаговая инструкция, как это сделать:

Шаг 1. Определить ключевые должности.

Этот шаг включает в себя:

1) анализ организационный структуры компании, в ходе которого определяются критически важные должности, необходимые для функционирования бизнеса;

2) оценку должностей, которые наиболее подвержены риску увольнения или замены, и какие из них могут оказать наибольшее влияние на бизнес при отсутствии сотрудника;

3) установку приоритетов для формирования резерва на основе значимости должностей для достижения стратегических целей компании.

Шаг 2. Составить профиль должности для каждой из позиций.

Для этого необходимо определить основные обязанности и задачи, которые должен выполнять сотрудник на данной должности, а также:

• прописать требования к квалификации;
• определить ключевые компетенции, такие как лидерские качества, умение работать в команде, аналитические способности и др.;
• убедиться, что профиль должности соответствует корпоративной культуре и ценностям компании.

Для более точного составления профиля рекомендуем провести анализ должностных инструкций и привлечь к составлению руководителей подразделений, где эти должности закреплены.

Шаг 3. Провести оценку персонала.

Оценка персонала включает в себя оценку по текущему составу сотрудников, для выявления тех, кто может быть потенциальным кандидатом в кадровый резерв. Для этого используют различные методы оценки: аттестации, 360-градусная обратная связь, самооценка и другие.

Также, необходимо определить сотрудников с высоким потенциалом, которые могут развиваться и занимать ключевые позиции в будущем. Следует обратить внимание на их достижения, мотивацию и готовность к обучению. Помимо этого, составьте список сотрудников, которые соответствуют критериям для формирования кадрового резерва, и создайте базу данных с их профилями.

Шаг 4. Подготовка кандидатов на должности

На этом этапе создают программу развития сотрудников из кадрового резерва:

• разрабатывают индивидуальные планы развития для каждого кандидата по обучению, тренингам, менторству и участию в проектах;
• предоставляют кандидатам возможность получать практический опыт в смежных областях или на временных проектах;
• дают кандидатам обратную связь по их прогрессу и достижениям, чтобы позволяет скорректировать их действия для эффективного развития.

Шаг 5. Оценка кандидатов на должности

На этом этапе проверяется готовность кандидатов занять ключевые позиции. Для этого:

• проводят регулярную оценку кандидатов на соответствие требованиям профиля должности, также оценивают результаты кандидатов в процессе подготовки.
• корректируют кадровый резерв на основе полученных данных – добавляют новых кандидатов или заменяют тех, кто не соответствует требованиям.

 

Управление кадровым резервом: как организовать

Управление кадровым резервом включает в себя не только создание резерва, но и его эффективное использование, развитие и поддержание. Вот основные действия, которые помогут организовать управление кадровым резервом:

1. Определите цели и задачи управления кадровым резервом. На данном этапе необходимо четко сформулировать, зачем компании нужна работа с кадровым резервом. Например, для обеспечения преемственности в управлении и повышение гибкости и адаптивности компании к изменениям.

2. Разработайте специальное Положение о кадровом резерве. Этот локальный акт должен содержать:

3. Согласуйте и утвердите положение. Проект положения необходимо согласовать с руководителями подразделений. Важно учесть их мнения и предложения. После внесения правок документ оформляют и подают на утверждение высшему руководству.

4. Проинформируйте персонал компании о планах по созданию кадрового резерва. Прозрачность в формировании и управлении резервом играет ключевую роль, поэтому необходимо информировать сотрудников о возможностях карьерного роста и о том, как они могут участвовать в резерве. Это поможет создать у них понимание значимости процесса и повысит их мотивацию.

5. Сформируйте кадровый резерв организации. На этом этапе начинается практическая работа с резервом: выявляют потенциальных кандидатов, определяют критерии для включения в резерв, создают базу данных кандидатов и т. д.

Есть несколько способов выдвижения сотрудников в кадровый резерв. Это может происходить:

• по инициативе руководства, на основе профессиональных качеств и потенциала кандидата;
• через разные организационные уровни, что позволяет учитывать мнения различных руководителей и коллег;
• по инициативе работников, которые могут самостоятельно выдвигать свою кандидатуру для определения в резерв.

6. Разработайте программы обучения резервистов. Развитие кадрового резерва включает в себя подготовку индивидуального плана для каждого кандидата, где будут представлены цели и сроки для участников кадрового резерва, а также мероприятия по их обучению. Индивидуальный план позволяет планомерно готовить сотрудника к будущей должности, с учетом его сильных сторон и зон роста.

7. Проводите регулярную оценку кандидатов, чтобы отслеживать их прогресс и соответствие требованиям. Она может включать периодические аттестации и обратную связь от руководителей и коллег;

8. Поддерживайте актуальность кадрового резерва. Регулярно обновляйте информацию о кандидатах, добавляя новых сотрудников и исключая тех, кто не соответствует требованиям. Также следует пересматривать потребности бизнеса и корректировать резерв в соответствии с его изменениями.