Заявка на подбор персонала: чем поможет при найме сотрудников и как составить

Заявка на подбор персонала помогает компании найти подходящих кандидатов, соответствующих ее требованиям и корпоративной культуре. В статье расскажем, в каких случаях может понадобиться заявка, кто ее оформляет, что она может содержать. В конце статьи – таблица с рекомендациями, что включить в шаблон заявки на подбор персонала.

 

Что такое заявка на подбор персонала и когда она нужна

Заявка на подбор персонала – это документ, содержащий всю необходимую информацию для быстрого поиска и найма сотрудника. В ней фиксируют требования к кандидату, описание должности, а также условия труда. Проще говоря, это задание для рекрутера или HR-отдела: кого именно искать и зачем.

Заявка может понадобиться в различных ситуациях, в зависимости от потребностей компании. Рассмотрим подробнее:

1. При массовом подборе сотрудников, когда необходимо закрыть большое количество одинаковых вакансий одновременно. Это может происходить:

• в сезонные пики, например, в розничной торговле во время праздников;
• при увеличении производственных мощностей;
• при расширении бизнеса;
• при высокой текучести кадров.

В таких случаях заявки на подбор персонала упрощают организацию массовых мероприятий по найму, таких как ярмарки вакансий или дни открытых дверей.

2. Индивидуальный подбор сотрудников, когда требуется найти руководителей или специалистов с особыми навыками. В этом случае заявка помогает более точно сформулировать, какие навыки и качества необходимы для успешного выполнения задач на данной должности. И тем самым упрощает процесс отбора и оценки кандидатов.

 

Кто должен оформлять заявку на подбор персонала

Оформление заявки на подбор персонала – это зачастую совместная работа нескольких подразделений компании. Она позволяет объединить различные точки зрения и обеспечить более полное понимание потребностей компании и специфики вакансии.

На практике, зачастую инициирует заявку руководитель подразделения, так как он лучше всего понимает потребности своей команды и специфику работы. Он формулирует, какие навыки и качества необходимы для успешного выполнения задач на данной должности и каким опытом должен обладать кандидат. Также он может оценить, насколько срочно требуется закрыть вакансию и какую нагрузку предстоит выдерживать новому сотруднику.

HR-специалист помогает руководителю структурировать информацию, предоставляя шаблоны и рекомендации по заполнению заявок. Кроме того, HR-отдел отвечает за согласование заявки с руководством и другими заинтересованными сторонами, а также за организацию дальнейшего процесса подбора.

Некоторые компании могут выделить отдельных менеджеров по подбору персонала, которые занимаются оформлением заявок. Особенно, если они работают над конкретными проектами или вакансиями. В небольших же компаниях, заявку на подбор может оформлять сам директор или владелец бизнеса.

 

Что включает заявка на подбор сотрудника

1. Общие требования к заявке на подбор сотрудника.

Унифицированной формы заявки нет. Руководитель вместе с HR-отделом самостоятельно разрабатывают ее форму и содержание. При этом в ней обязательно указывают:

• название должности и подразделения;
• причину открытия вакансии;
• функциональные обязанности и требования к кандидату;
• условия работы;
• факторы мотивации;
• дату составления заявки и предполагаемую дату закрытия вакансии.

2. Функциональные обязанности и требования к соискателям.

В этом разделе заявки необходимо подробно описать ключевые обязанности, которые будут возложены на нового сотрудника и требования к нему:

• перечень задач, которые должен будет выполнять сотрудник. Например, управление проектами, взаимодействие с клиентами, выполнение аналитических задач и прочее;
• необходимая квалификация, опыт работы, навыки и личные качества. К примеру, наличие высшего образования, опыт работы в аналогичной должности, знание определенных программ или языков, а также такие качества, как коммуникабельность, ответственность и умение работать в команде.

3. Условия труда и факторы мотивации.

В данном разделе следует прописать информацию о том, какие условия труда предлагаются кандидату, а также факторы, которые могут его мотивировать. В частности:

• описание графика работы и отдыха, места работы, возможности удаленной работы и прочее;
• информация о зарплате, бонусах, социальных льготах, возможностях карьерного роста и профессионального развития. Например, оплачиваемое обучение, премии, медицинская страховка и т. д.

Таблица

Рекомендации к содержанию шаблона заявки на подбор персонала

Что включить и учесть	Для чего
Описанные в заявке требования к кандидату должны быть сформулированы четко и ясно	Помогает избежать недоразумений как среди соискателей, так и среди сотрудников, занимающихся подбором. Кандидаты могут лучше понять, чего именно от них ждут, и оценить, соответствуют ли они этим требованиям
Заявка должна быть организована по логическим разделам	Четкая структура позволяет быстро находить нужные данные, что особенно важно в условиях ограниченного времени, когда необходимо оперативно принимать решения о подборе
Заявка должна быть согласована с руководством и другими заинтересованными сторонам	Если все участники процесса согласны с требованиями к кандидату и  условиями работы, это снижает риск разногласий на более поздних этапах, таких как отбор кандидатов или обсуждение условий трудоустройства
Требования в заявке не должны содержать дискриминации и противоречить условиям трудового законодательства	Соблюдение законодательства о труде – обязательство любой компании. Нарушение этих норм может привести к юридическим последствиям, включая штрафы, судебные иски и ущерб репутации. Что может негативно сказаться на финансовом состоянии компании и ее имидже как работодателя.