При приеме на работу необходимо выяснить у оформляемых сотрудников, работали ли они ранее и оформлялись ли им ранее трудовые книжки по прежнему месту работы.

Трудовые книжки заводятся на всех работников, принимаемых на работу по трудовым договорам впервые. Имеющие же до приема трудовой стаж представляют в организацию свои, ранее заведенные трудовые книжки для дальнейшего их ведения.

Трудовые книжки не заводятся и не приобретаются организацией, только если лицо поработало на предприятии 5 дней и менее, а равно при приеме на работу совместителя (ст.81 ТК).

Бланки новых трудовых книжек приобретаются организацией по договору купли-продажи у органа по труду по месту регистрации работодателя (Инструкции о порядке ведения трудовых книжек рег. МЮ №402 от 29.01.1998 г., далее – Инструкция).

Организация, до заключения договора, направляет в орган по труду заявление, в котором указывает численность сотрудников по штатному расписанию, количество вакантных должностей (мест), а также Ф.И.О. сотрудников, которым необходимо выдать трудовые книжки, и реквизиты приказов о приеме на работу указанных лиц (пункт 1.3 Инструкции).

После получения трудовых книжек на работников, необходимо их учесть и вести в дальнейшем в точном соответствии с требованиями Инструкции.

Для сведения. С 1 января 2019 года предусматривалось внедрение системы "Электронная трудовая книжка" с прекращением выдачи впервые трудоустраиваемым работникам трудовых книжек в бумажном виде (УП-5052 от 24.05.2017 г.). Вместе с тем, нормативно-правовой акт, устанавливающий порядок электронного учета трудового стажа, еще не принят. В организациях остается прежний порядок ведения бумажных бланков трудовых книжек.