Рекомендательное письмо: правила оформления

Рекомендательное письмо – это дополнительная возможность проверить соискателя на благонадежность, получить информацию о его личностных и профессиональных качествах, отсеять недобросовестных кандидатов. Правильно оформленная рекомендация может создать положительное впечатление о кандидате и существенно повлиять на решение работодателя о его найме. Подробнее о правилах оформления рекомендательного письма сотруднику от работодателя читайте в публикации kadrovik.uz.

Зачем нужно рекомендательное письмо с места работы

Рекомендательное письмо – это официальный документ, подтверждающий профессиональные и личные качества сотрудника, а также его навыки и достижения. На практике такое письмо пишет непосредственный руководитель или HR-менеджер и предоставляет по запросу сотрудника, который уходит на новое место работы или поступает в учебное заведение. Рекомендация может сыграть ключевую роль в процессе трудоустройства. Рекомендательное письмо от работодателя:

• подтверждает навыки и опыт кандидата. В письме работодатель описывает достижения сотрудника и его вклад в компанию;
• повышает уровень доверия к кандидату, так как работодатели часто обращают внимание на мнения тех, кто уже работал с ним;
• выделяет кандидата среди других и повышает его шансы на получение желаемой должности или учебного места.

Рекомендательное письмо – способ продемонстрировать ценность сотрудника и его профессионализм, а также возможность получить поддержку от тех, кто уже оценил его способности.

 

 

 

Как оформить рекомендательное письмо

На практике будущий работодатель будет отдавать предпочтение мнению людей, которые непосредственно работали с кандидатом. Поэтому, лучше, чтобы рекомендательное письмо составил и оформил непосредственный руководитель кандидата, например, начальник отдела или цеха. Так как руководитель может дать объективную оценку профессиональным и личным качествам бывшего сотрудника.

Если непосредственный руководитель по каким-то причинам не может составить письмо, его может подготовить секретарь или HR-менеджер, так как они имеют доступ к информации о работе кандидата. Однако их оценка может быть менее весомой, чем мнение непосредственного руководителя. Поэтому рекомендательное письмо обязательно должно быть подписано руководителем. Это важно, так как подпись руководителя придает документу официальный статус и увеличивает его авторитет.

 

 

Как составить рекомендательное письмо сотруднику: образец

Единого стандарта или «закрепленного» примера рекомендательного письма нет. Однако есть образцы и шаблоны, которые можно использовать в качестве основы. Они помогают понять, какие элементы должны быть включены в письмо и как их лучше всего представить.

Основные моменты, которые следует учитывать при составлении такого письма:

1. Рекомендательное письмо лучше оформить на фирменном бланке компании. Также следует соблюдать определенную структуру документа. Обычно оно состоит из трех абзацев:

• в первом абзаце указывают, кто и в каком качестве пишет рекомендацию;
• во втором – описывают профессиональные качества и достижения сотрудника;
• в третьем – дают рекомендации для будущего работодателя.

2. Важно, чтобы письмо соответствовало нормам делопроизводства и правилам языка, на его составляют.

 

 

3. Рекомендация должна быть четкой и содержательной, без длинных и запутанных формулировок. Следует избегать размытых выражений и непонятных терминов. Лучше использовать конкретные примеры достижений и навыков сотрудника, чтобы подчеркнуть его ценность.

4. В письме можно указать, как именно будущий работодатель может использовать знания и навыки рекомендованного специалиста, что поможет лучше понять, как этот сотрудник может влиться в команду.

По желанию работодателя к письму прилагают дополнительные документы для подкрепления рекомендации, например, копии почетных грамот и благодарственных писем. 

 

Как пишется рекомендательное письмо: структура

Рекомендательное письмо, которое имеет четкую и логичную структуру, легче воспринимается. Письмо должно быть организовано по определенным разделам: введение, основная часть, заключение. Это позволяет быстро найти нужную информацию о кандидате.

В рекомендательном письме следует использовать следующую структуру:

1. Название компании, в которой ранее работал соискатель, и ее реквизиты.

2. Ф. И. О. и должность составителя рекомендации.

3. Характеристика рекомендуемого, которая включает:

• описание профессиональных и личных качеств;
• информацию о выполнении поставленных задач;
• сильные и слабые стороны работника;
• информацию о взаимодействии с коллегами и партнерами;
• успехи и достижения в компании.

4. Причины увольнения. Они помогут работодателю понять контекст и обстоятельства, при которых кандидат ушел из компании.

5. Подпись того, кто составлял документ и подпись руководителя, если составитель не он. Печать на письме не является обязательной, но может добавить формальности.

 

 

Что не стоит писать в рекомендательном письме

При составлении рекомендательного письма от работодателя важно не только включать положительные характеристики, но и избегать определенных формулировок и содержательных элементов, способных негативно сказаться на восприятии письма:

• личные данные о сотруднике, которые не касаются его профессиональной деятельности. Это будет нарушением, если не соблюли требования Закона «О персональных данных»;
• характеристики, у которых нет реальных оснований. Например, если вы не можете подтвердить, что сотрудник был «лидером», лучше не использовать такие формулировки;
• шаблонные фразы с неоднозначным значением. К примеру, «лояльный сотрудник» может означать, что сотрудник без амбиций и не стремится к карьерному росту, новым возможностям;
• ярко выраженные негативные характеристики и впечатления о сотруднике. Негативный тон в письме может не только испортить репутацию сотрудника, но и неблагоприятно отразиться на имидже самого работодателя.

Избегая этих ошибок, можно составить более объективное и профессиональное рекомендательное письмо, которое будет полезным как для сотрудника, так и для его будущего работодателя.