Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный вред. Работник несет материальную ответственность за прямой действительный вред, как непосредственно причиненный им работодателю, так и возникший у последнего в результате возмещения им вреда иным лицам (статья 198 Трудового Кодекса, далее - ТК).
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности будет считаться основанием для взыскания суммы ущерба, так как, согласно пункту 1 части первой статьи 202 ТК, материальная ответственность в полном размере причиненного вреда возлагается на работника в случае необеспечения сохранности ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора, то есть договора о полной материальной ответственности.
Акт оценки ущерба и объяснительное письмо работника также необходимы, потому что до принятия решения о возмещении вреда конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного вреда и выявления причин его возникновения путем создания комиссии с участием соответствующих специалистов (часть первая статьи 204 ТК) из числа компетентных работников и на основании ее решения обратиться к оценочной компании для установления размера ущерба.
Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения вреда является обязательным. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для привлечения его к материальной ответственности за вред, причиненный работодателю. Работник имеет право знакомиться со всеми материалами проверки(часть вторая статьи 204 ТК).
Взыскание с виновного работника суммы причиненного вреда, не превышающей средней месячной заработной платы, производится по распоряжению (приказу) работодателя. Обязательным условием для издания данного распоряжения (приказа) является то, что оно может быть вынесено не позднее одного месяца со дня обнаружения вреда. Однако надо учитывать, что если сумма причиненного вреда, подлежащего взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок или истек месячный срок со дня обнаружения вреда, взыскание осуществляется в судебном порядке (статья 207 ТК).
Все перечисленные документы будут достаточным основанием для взыскания ущерба с работника. Дополнительно каких-либо документов для этого законодательством не предусмотрено.