Хизмат сафарига юбориладиган ходим хизмат сафарига кетишдан олдин хизмат сафари харажатлари  учун аванс тарзида пул маблағи олади. Ходим хизмат сафаридан қайтган кундан эътиборан уч кун мобайнида аванс ҳисоботини ташкилот бухгалтериясига топшириши шарт. Аванс ҳисоботига хизмат сафари гувоҳномаси ва хизмат сафарида қилинган харажатларни тасдиқловчи ҳужжатлар (билетлар, квитанциялар ва ҳ.к.) илова қилинади (АВда 29.08.2003 йилда 1268-сон билан рўйхатга олинган Йўриқнома).

Аванс ҳисоботи бирламчи (ёки бошланғич) бухгалтерия ҳужжати ҳисобланади. Бирламчи ҳужжатларда қонунчиликда белгиланган мажбурий реквизитлар, жумладан, ҳисобдор шахснинг фамилияси, исми, имзоси бўлиши шарт. Унга илова қилинадиган харажатларни тасдиқловчи ҳужжатлар эса ташкилот бухгалтерияси учун бирламчи ҳужжат эмас, балки бирламчи ҳужжатга илова бўлиб хизмат қилади. Бирламчи ҳисоб ҳужжатларини тузган ҳамда имзолаган шахслар уларнинг ўз вақтида, тўғри ва ишончли тузилиши, шунингдек бухгалтерия ҳисобида акс эттириш учун белгиланган муддатларда топширилишига жавобгардир. Аванс ҳисоботининг раҳбар томонидан тасдиқланиши шарт ёки шарт эмаслиги ташкилотда жорий этилган тартибга боғлиқ.

Корхонада иш юритиш ва бухгалтерия ҳисоби автоматлаштирилган бўлса, бирламчи ҳисоб ҳужжатлари электрон ҳужжат тарзида тузилиши ва тақдим этилиши мумкин. Бирламчи ҳужжатлар электрон шаклда тузиладиган тақдирда, улар бухгалтерия ҳисобида ҳужжатлар ва ҳужжатлар айланиши тўғрисидаги низомда ва электрон ҳужжат айланиши тўғрисидаги қонун ҳужжатлари билан белгиланган мажбурий реквизитларга эга бўлиши лозим. Электрон шаклда тузилган бирламчи ҳужжат жавобгар шахснинг электрон рақамли имзоси билан тасдиқланади.

Сизнинг ҳолатингизда, аванс ҳисоботини 1С программасида шакллантиришингиз мумкин, лекин уни кейин қоғозга чиқариб, ҳисобдор шахсга имзо қўйдириш лозим. Ёки бўлмаса, агар корхонангизда ҳужжатлар айланиши тўлиқ автоматлаштирилган бўлса, ҳар бир ҳисобдор ёки жавобгар шахс электрон имзога эга бўлиши ва ўзининг номидан программага ҳисоботни киритиб, электрон имзо қўйиши керак бўлади. Қоғозда ёки электрон шаклда тузилган ҳужжатлар қонун ҳужжатларида белгиланган тартибда ва муддатларда сақланади.

Юқорида келтирилган тартиб ва қоидалар қуйидаги қонун ҳужжатларида баён этилган, улар билан  батафсил танишиб чиқишни тавсия этамиз:

• Ўзбекистон Республикаси ҳудудидаги хизмат сафарлари тўғрисида Йўриқнома (АВда 29.08.2003 йилда 1268-сон билан рўйхатга олинган);
• Бухгалтерия ҳисобида ҳужжатлар ва ҳужжатлар айланиши” тўғрисидаги Низом (АВда 14.01.2004да 1297-сон билан рўйхатга олинган);
• Бухгалтерия ҳисоби тўғрисидаги Қонун (ЎзР қонуни 30.08.1996 й. № 279-I);
• Электрон ҳужжат айланиши тўғрисидаги қонун (ЎзР қонуни 29.04.2004 й. № 611-II ).