Независимо от того, кто виноват в утере трудовой книжки, необходимо предпринять все меры по ее поиску или заведению дубликата, использовать максимум вариантов и возможностей не только для приведения служебной документации в порядок, но и для оказания всесторонней помощи работнику для решения его проблемы.

1. При обнаружении отсутствия на хранении в организации трудовой книжки создается комиссия по расследованию причины ее отсутствия и выявлению виновного лица. Комиссия проверяет по журналу учета трудовых книжек факт регистрации и дату приема трудовой книжки работника на хранение при его приеме. Чтобы доказать, что работник брал трудовую книжку (п.2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, рег. МЮ 29.01.1998 г. №402, далее - Инструкция) и не вернул - в кадровой службе должна храниться письменная просьба работника о ее выдаче (расписка в получении) с указанием даты выдачи (п.2.5 Инструкции). В случае, если работник получал трудовую книжку на руки, порекомендуйте ему внимательно поискать трудовую книжку дома, вспомнить, для каких целей получал книжку и обратиться именно в те организации, куда он ее представлял (возможно, забыл ее забрать). Не лишним будет сделать запрос в бюро (стол) находок, дождаться ответа или получить оттуда справку. Работнику, потерявшему трудовую книжку, необходимо обратиться к работодателю с письменным заявлением о ее утере и обстоятельствах, при которых это произошло и просьбой завести дубликат.

2. При отсутствии документов, подтверждающих факт выдачи работнику на руки трудовой книжки, ответственность за утерю трудовой книжки должна нести организация и виновные в халатном отношении к учету и хранению документов строгой отчетности, каковой является трудовая книжка, должны быть привлечены к дисциплинарной ответственности. В этой ситуации составляется акт об утере трудовой книжки. В организации необходимо предпринять меры по розыску трудовой книжки: проверяются все места возможного хранения - сейфы, рабочие столы, тумбочки, папки с личными делами. Если трудовые книжки хранятся в обложках, рекомендуем обращать внимание не на надписи на обложках, а на первый лист трудовых книжек, где указываются фамилия, имя и отчество работника, его персональные данные. Возможно, произошла ошибка. За время работы работник мог изменить фамилию и, в настоящее время числится под одной фамилией, а в трудовой книжке изменения не внесены. Поэтому, необходимо выяснить по документам или со слов работника, изменял ли он фамилию. Если поиски положительных результатов не принесут, необходимо завести работнику дубликат трудовой книжки в установленном порядке (раздел IV Инструкции).

Дубликат заполняется на основании приказов по текущему месту работы. Перед произведением записи о приеме на работу в текущую организацию, необходимо внести запись об общем трудовом стаже работника (суммарно), которую возможно сделать только на основании справок из архивов или прежних мест работы. Общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается далее по отдельным периодам со ссылкой на подтверждающие документы. Сами же документы, возвращаются владельцу.

Работодателю необходимо оказать работнику содействие в истребовании документов, подтверждающих предыдущий стаж работы путем направления официальных запросов по прежним местам работы или в архив (абз.8 п.4.4 Инструкции). Для этого, рекомендуется провести беседу с работником и попросить его восстановить в памяти все периоды и места работы. Записи в личной карточке Т-2 работника, если таковые ведутся на предприятии, также помогут в этом. Проверьте, возможно, в личном деле сотрудника хранится копия его трудовой книжки.

Работодателю рекомендуется запросить:

• архивы, действующие организации, где осуществлял трудовую деятельность работник, а в случаях их ликвидации - вышестоящие организации, в чьих подчинениях находились ликвидированные предприятия.

В настоящее время по организациям города Ташкента запросы оформляются только в Государственном архиве Ташкента (100132, г. Ташкент, ул. Истирохат, д. 14, тел.: 247-71-04), где с июня 2017 года создана единая база для поиска архивных документов. Оттуда ведется поиск документов по различным архивам. Запрос также можно оформить через Единый портал интерактивных государственных услуг (http://my.gov.uz). Данная процедура значительно облегчает работнику поиск документов.

• государственные налоговые инспекции, которые могут ответить, действительно ли ликвидировано предприятие, когда и в какой именно архив сданы документы.
• пенсионный фонд, который может предоставить справку, подтверждающую уплату работником страховых взносов.

При отсутствии документов о стаже работы, периоды трудовой деятельности устанавливаются решением суда. Как правило, такие мероприятия, дают положительный результат и даже в том случае, если дубликат трудовой книжки уже будет заполнен без учета предыдущей истории трудовой деятельности, полученные официальные документы в дальнейшем помогут работнику подтвердить свой предыдущий стаж работы при оформлении пенсии.

Вопросы по теме: 5924; 7006; 9412; 11757.