Действующим законодательством порядок проведения кадрового аудита в Узбекистане не предусмотрен.

Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров), из смыслового значения – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям законодательства Республики Узбекистан и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.

Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание.

Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу кадровой документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.

Кадровый аудит организации – это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности и, как правило такой аудит проводится в процессе аудита всей финансово-хозяйственной деятельности.

Важнейшие цели кадрового аудита:

• Определение тактических и стратегических задач кадровой политики.
• Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства.
• Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации.
• Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы кадровой службы.
• Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала).

Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут серьезно осложнить положение дел в организации, привести к негативным последствиям.

Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями законодательства и положениями локальных нормативных актов.

Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях:

• При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника.
• При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров.
• Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов.
• При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение.
• При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения.

Кадровый аудит предприятия должен включать:

• Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера.
• Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия законодательству.
• Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства.
• Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений.
• Проверка организации работы в Единой национальной системе труда (ЕНСТ).
• Проверка состояния воинского учета на предприятии (Как вести воинский учет работников).
• Проверка предоставления работникам ежегодных отпусков, в том числе и соблюдения графика отпусков.
• Проверка предоставления работникам льгот согласно законодательству и внутренним локальным актам предприятия.
• Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации.
• Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.

Своевременное проведение кадрового аудита позволяет решать многочисленные задачи в сфере управления персоналом:

• Получить реальное представление о положении дел с кадровым документооборотом и состоянием кадровых документов.
• Выявить все случаи нарушений трудового законодательства с детальным описанием потенциальных рисков для должностных лиц и ответственностью за перечисленные нарушения.
• Привести в соответствие кадровую документацию, в которой при проведении аудита кадровых процессов обнаружены существенные нарушения трудового законодательства; устранить ошибки и недочеты при оформлении и ведении кадровых документов.

Как пошагово провести кадровый аудит

Приведем примерный алгоритм проведения кадрового аудита.

1. Составить программу и план-график аудита. Это значит выбрать цель, например, подготовка к проверке ГИТ; обозначить объекты и предмет проверки – что именно и в каких подразделениях вы будете проверять, в какие сроки; назначить экспертов. Издайте соответствующий приказ или распоряжение о проведении аудита.
2. Составить чек-листы для экспертов. Это примерный перечень вопросов, на которые нужно ответить при аудите. Каждый эксперт оформляет их по-разному. Кому-то достаточно списка документов, которые он будет проверять. А кто-то подробно формулирует подробные вопросы.
3. Проверить наличие в компании обязательных документов.
4.  Проверить соответствие содержания документов компании актуальным требованиям трудового законодательства. Обязательно фиксируйте все нарушения, которые найдете, при помощи фото, видео, ксерокопий или простых записей. Это называется «свидетельства аудита». Они помогают подтвердить наличие нарушений и правильно составить отчет.
5. Проверить ведение кадрового учета в структурных подразделениях. На этапах 3 и 4 вы анализируете документацию. Это можно сделать и без встреч с исполнителями. На этом этапе вы посещаете отделы и службы, чтобы опросить работников, выявить конкретные «пробелы».
6. Составить отчет об аудите. Это итоговый документ, который вы представите руководству, и на основе которого будете планировать дальнейшие действия.

По всем выявленным в ходе проверки нарушениям надо составить план мероприятий по их устранению и предотвращению. Наверное, вам встречались требования о проведении коррекции, корректирующих и предупреждающих действий. Рассказываем, что это такое.

Коррекция – исправление конкретной ошибки. Например, переделка неверно составленного графика отпусков.

Корректирующее действие – мера по устранению причины нарушения. Например, график отпусков составлен неверно, потому что кадровик не знает всех нюансов. В этом случае запланируйте дополнительный инструктаж или обучение работника, чтобы он больше не допускал ошибок.

Предупреждающее действие – мероприятие по профилактике нарушений. Например, вы издаете инструкцию по составлению графика отпусков, где прописываете все нюансы. И тогда вновь принятый кадровик уже не будет совершать нарушений из-за незнания требований.

Какие ошибки можно выявить при аудите кадровых документов

Приведем примерный список нарушений, которые выявляют, когда проводят аудит кадровой документации:

• в трудовых договорах отсутствуют обязательные условия;
• не датируются документы и подписи об ознакомлении, из-за чего нельзя оценить сроки;
• отсутствуют подписи работников в ознакомлении с кадровыми документами (локальными актами, приказами и пр.);
• неправильно ведется учет рабочего времени;
• отсутствуют обязательные и рекомендуемые документы (Правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, график сменности, инструкция по охране труда);
• работники допущены до работы без инструктажа, медосмотра, обучения и проверки знаний по охране труда.
• на предприятии не ведется воинский учет.

Материал по теме: «Проверка трудовой инспекции: в каких случаях проводится и как кадровику к ней подготовиться».