Конец года является важным периодом в деятельности организации. В этот период необходимо провести анализ и оценку результатов своей деятельности, составить отчетность и выполнить целый ряд других задач. Грамотное завершение года обеспечит эффективность и готовность организации, в том числе и кадровой службы, к освоению новых целей в предстоящем году.

Приоритетные задачи кадровика на декабрь 2024 года

1. Анализ текущего кадрового делопроизводства

• Проведите аудит личных дел работников на предмет полноты и актуальности документов. Убедитесь, что в каждом личном деле сотрудника содержатся все необходимые документы (трудовой договор, доп. соглашения, заявления, копии приказов о приеме, переводе и увольнении, другие обязательные документы). В случае отсутствия или неактуальности каких-либо документов необходимо своевременно их обновить. Проверьте, не включены ли в личное дело документы, которых в нем быть не должно. В этой работе вам поможет рекомендация экспертов.

• Проверить документы, удостоверяющие личность работников, и выявить сроки их действия. Известите работников, у кого истекают или уже истекли сроки действия паспортов/ ID-карт, о необходимости заменить их. Возможно, кто-то из работников (особенно работающих дистанционно) заменил документы, а кадровую службу не информировал. Опросите работников, выявите несоответствия и проверьте, какие данные паспорта внесены в ЕНСТ. При необходимости обновите эти данные;
• Сверить все личные карточки Т-2 на предмет полного и точного их заполнения. Особое внимание обратите на заполнение разделов по переводу на новые должности, отпускам, изменению паспортных данных и сведений о семейном положении, предоставлению социальных льгот работникам. Отделите карточки Т-2 уволенных от личных карточек действующих работников для дальнейшей передачи их на архивное хранение.

• Проверить наличие учетно-воинских документов работников, а также действительность данных в них: соответствие данных района проживания с данными района, в котором работник состоит на воинском учете; не истек ли срок предоставленных ранее отсрочек от военной службы и срок медосвидетельствования. Если выявлены несоответствия, направьте работников в отделы по делам обороны.

• Провести аудит трудовых договоров. Проверьте, отражены ли в трудовых договорах и дополнительных соглашениях все действующие условия труда, включая изменения в оплате труда, график работы и другие положения, вступившие в силу в течение года. Убедитесь, что все условия соответствуют действующему законодательству. В этой работе вам поможет рекомендация Ленары Хикматовой «Какие условия включать в трудовой договор»

2.  Формирование итоговых отчетов

Одной из важных задач кадровика является составление отчетности за четвертый квартал: основные показатели работы, численность персонала, текучесть кадров и другие. Отчет должен быть представлен в соответствии с законодательством и внутренними стандартами. 

• Закройте табель учета рабочего времени за декабрь текущего года. И особое внимание нужно обратить, если в организации введен суммированный учет рабочего времени и установлен учетный период – год. После закрытия табеля за декабрь проверьте, не было ли у работников переработки.

• Сдайте отчет о распределении численности работников по размерам начисленной заработной платы за ноябрь (Форма 1-nh). Этот отчет сдают юридические лица и их обособленные подразделения, кроме малых предприятий и микрофирм, до 16 декабря.
• Подготовьте и согласуйте с ОДО план работы по ведению воинского учета и бронирования, график проведения сверки с районными ОДО личных карточек работников Т-2, сдайте годовой отчет о численности военнообязанных в организации. Также в четвертом квартале надо обновить приказ о назначении ответственного лица по ведению воинского учета.  Подробнее в рекомендации «Как вести воинский учет работников»

3. Обновление внутренних документов 

Пересмотрите положения должностных инструкций, локальных актов, включая Коллективный договор,  Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение о защите персональных данных. Убедитесь не истек ли срок действия локального акта, и проверьте на соответствие последним изменениям в законодательстве. При необходимости подготовьте новые формы, политики и процедуры, актуальные для следующего года, чтобы поддержать эффективное управление персоналом.

В этой работе вам поможет материал:

• Как заключить коллективный договор
• Как разработать ПВТР
• Как хранить и использовать персональные данные работников

В каждой организации в течение всего рабочего года издается множество документов (приказов) по созданию внутрипроверочных (рабочих) комиссий, по системе оплаты труда, о доплатах работникам и пр. Такие документы (приказы) нужно обязательно пересмотреть, определить, следует ли их обновлять на новый год. Ряд принятых в течение года однотипных документов – объединить в один. Совместно с юридической службой подготовьте проекты документов (приказов) на предстоящий год и согласуйте изменения и дополнения. Определите перечень приказов, утративших силу.

4. Подготовка документации для передачи в архив

Обычно передачу документов в архив производят после окончания рабочего года, в январе. Однако уже в декабре можно начать экспертизу ценности документов: распределить документацию, которая требует постоянного хранения, временного хранения или уничтожения.

5.  Утверждение графика отпусков на следующий год

Обязательно проверьте уже сейчас использование работниками трудовых отпусков в 2024 году. Постарайтесь по максимуму предоставить отпуска по графику 2024 года. Определите работников, кому отпуска не были предоставлены, выясните причины и, по согласованию с руководством, примите меры по предоставлению отпусков, либо переносу их на другое время.

Закончите работу к утверждению графика отпусков на 2025 год:

• определите для каждого работника продолжительность отпуска в новом году с учетом продолжительного стажа в организации, возраста, состояния здоровья, количества детей и пр.
• с помощью руководителей структурных подразделений соберите у работников данные о желаемом времени выхода в отпуск в 2025 году, а также о намерениях относительно его использования: целиком или разделив отпуск на части;
• проанализируйте собранные данные и утвердите график отпусков. Учитывайте фактор производственной необходимости, избегайте предоставления работникам отпусков в одно и то же время – в случае, если они взаимозаменяемы и отсутствие на рабочем месте обоих одновременно недопустимо, а также определите список работников, кому отпуска предоставляются в обязательном порядке в удобное для них время.

В этой работе вам помогут следующие материалы:

• Как составить и утвердить график отпусков
• Как рассчитать продолжительность трудового отпуска
• Как разделить ежегодный трудовой отпуск на части

6. Составление номенклатуры дел на следующий год

Номенклатуру дел в основном ведут службы крупных организаций со сложной структурой. Составление номенклатуры дел – это совместная работа всех служб, позволяющая решить целый ряд задач по учету дел, которые ведутся в организации, группировке документов по теме, а также выявлению и сортировке папок для отправки в архив или на уничтожение.

Поэтому важно провести работу по составлению номенклатуры дел в декабре, чтобы в следующем календарном году все документы были правильно оформлены, в соответствии с требованиями законодательства.

7. Утверждение штатного расписания на следующий год с учетом изменений в текущем году

Нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, нет. Однако, как правило, штатное расписание утверждают в начале года. Но начать подготовку лучше еще в декабре, чтобы заранее учесть все запланированные изменения, включая новые позиции, сокращения и корректировки оплаты труда. Это позволит утвердить бюджет, своевременно распределить ресурсы и избежать задержек в начале года.

Напоминаем

Штатное расписание обязательно для оформления структуры штатного состава и штатной численности в бюджетных организациях. Для небюджетных организаций обязанность работодателя по оформлению штатного расписания не закреплена.

Проверьте наименование должностей на соответствие КОДП-2020, проанализируйте изменения в текущем штате, оцените потребность в новых позициях или сокращении уже существующих, в зависимости от планов компании.

Подготовьте для руководства сведения о количестве штатных единиц, численности сотрудников и количестве вакансий, а также данные на:

• пенсионеров;
• лиц с инвалидностью;
• выпускников колледжей (лицеев) и вузов за последние 3 года;
• работниц, находящихся в отпусках по беременности и родам и отпусках по уходу за детьми до 2–3-летнего возраста, со сроками окончания отпусков.

Составьте проект штатного расписания, отразив все изменения, и передайте его на согласование руководству.

8. Подготовка планов обучения и развития на следующий год

Проведите анализ потребностей в обучении на основе оценок сотрудников и стратегических целей компании, выявив ключевые направления для повышения квалификации. Разработайте план обучения и развития, включающий внутренние и внешние тренинги, семинары, курсы, а также мероприятия для повышения мотивации и укрепления корпоративной культуры.

Чек-лист важных дел на декабрь 2024 года

Воспользуйтесь чек-листом важных дел кадровика на декабрь 2024 года, который подготовили наши эксперты специально для пользователей Kadrovik PRO! Чек-лист можно не только скачать, но и распечатать и раздать коллегам, чтобы правильно распределить задачи и закрыть год без проблем.

СКАЧАТЬ ЧЕК-ЛИСТ